Automatizácia účtovníctva e-shopu: Shoptet + Omega bez manuálnej práce

Slovenský e-commerce rastie každý rok — a s ním rastú aj administratívne povinnosti. E-shopári, ktorí predávajú cez Shoptet a účtujú v KROS Omega, sa pravidelne stretávajú s tým istým problémom: prenos dokladov medzi dvoma systémami je manuálny, zdĺhavý a náchylný na chyby. Tento článok ukazuje, ako to zmeniť.

Prečo je manuálny prenos problém

Predstavte si, že váš e-shop spracuje 300 objednávok za mesiac. Každá objednávka znamená faktúru, ktorú treba mať v účtovníctve. Ručné prepisovanie jednej faktúry trvá v priemere 3–5 minút — to je 15–25 hodín mesačne strávených čistou administratívou. Peniaze za prácu účtovníka, alebo hodiny vášho vlastného času, ktoré by ste mohli venovať rozvoju podnikania.

• 300 faktúr × 4 minúty = 20 hodín mesačne
• Pri sadzbe účtovníka 20 EUR/hod = 400 EUR mesačne zbytočných nákladov
• Riziko preklepov a chýb pri ručnom zadávaní
• Oneskorené podklady pre účtovníka = stres pred DPH priznaním

Ako funguje prepojenie Shoptet → Omega

Shoptet umožňuje exportovať objednávky a faktúry do XLSX súboru. KROS Omega má funkciu importu dokladov z TXT súborov v špecifickom formáte T01. Medzi týmito dvoma formátmi je technická priepasť — Shoptet exportuje dáta inak, ako Omega očakáva pri importe.

shoptet2omega stojí presne v tejto priepasti. Načíta Shoptet XLSX, rozpozná typ dokladu, správne namapuje každé pole (číslo dokladu, zákazník, IČO, DIČ, DPH sadzby, položky, doprava, dobierka) a vygeneruje TXT súbor, ktorý Omega bez problémov importuje.

Čo všetko sa automaticky prenesie

Typy dokladov

• Vydané faktúry (OF) — bežné objednávky
• Dobropisy (OD) — vrátenie tovaru, reklamácie
• Zálohové faktúry (PF) — platby vopred
• Storno faktúry — mapované ako dobropisy

Doplnkové dáta

• Partnerské karty zákazníkov pre adresár Omegy (T04)
• Skladové karty produktov — voliteľné automatické generovanie (T03)
• Správne DPH sadzby 5 %, 19 %, 23 % pre rok 2025
• OSS doklady pre predaj do zahraničia v EÚ

Reálny workflow po automatizácii

Po zavedení shoptet2omega vyzerá mesačný uzáver takto: prvého v mesiaci exportujete faktúry za predchádzajúci mesiac zo Shoptet (2 kliky), nahráte XLSX na shoptet2omega.sk, stiahnete vygenerovaný TXT súbor a importujete ho do Omegy. Celý proces trvá 5–10 minút namiesto hodín.

Nastavenia, ktoré si prispôsobíte

Každý e-shop má trochu iné požiadavky. shoptet2omega preto ponúka konfigurovateľné nastavenia konverzie, ktoré si uložíte raz a platia pre všetky budúce konverzie.

• Variabilný symbol: číslo faktúry, číslo objednávky alebo vlastný prefix
• Kód číselného radu v Omege (napr. OF, OB)
• Doprava ako samostatná položka alebo zahrnutá v cene
• Dobierka ako samostatná položka alebo zahrnutá
• Zľavy: záporná položka alebo proporcionálne rozpočítané do položiek
• Automatické generovanie skladových kariet z faktúr

Pre koho je to vhodné

shoptet2omega je ideálny pre e-shopy s 50 a viac objednávkami mesačne, ktoré zároveň vedú účtovníctvo v KROS Omega. Typický zákazník je buď samotný e-shopár, ktorý si spravuje účtovníctvo sám, alebo účtovník obsluhujúci viacero e-shopových klientov — v tom prípade sa úspora ešte násobí.

Ak máte menej ako 50 objednávok mesačne, stačí vám free plán s 5 bezplatnými konverziami. Pre väčšie e-shopy ponúkame plány Starter (50 dokladov/mesiac za 7 EUR) a Business (500 dokladov/mesiac za 19 EUR). Ročná platba vychádza ešte výhodnejšie.